Firmenumzug Checkliste: Überblick der wichtigsten Punkte
Die Schritt für Schritt Anleitung für den Gewerbeumzug
Wer schon einmal mit seinem privaten Hausstand in ein neues Zuhause umgezogen ist, hat bereits einen Eindruck bekommen, was alles organisiert, getan und berücksichtigt werden muss. Dieser Aufwand ist nochmals deutlich größer und komplexer, wenn es sich um den Standortwechsel eines Gewerbebetriebs handelt. Denn neben einem ganz anderen Logistikaufwand müssen Sie auch die Mitarbeiter in Ihre Planungen einbeziehen. Zudem ist ein detailliertes Konzept notwendig, damit der Betrieb am neuen Standort so schnell wie möglich wieder aufgenommen werden kann. Bei Laufkundschaft müssen außerdem die Kunden rechtzeitig informiert werden. Unsere Firmenumzug-Checkliste gibt Ihnen nützliche Tipps und hilft Ihnen bei der Organisation.
Themen:
Schritt 1: Etwa 3 bis 6 Monate bis zum Umzug
Sobald Sie beschlossen haben, Ihren Betriebsstandort zu verlegen, neue Räumlichkeiten gefunden haben und ein Umzugstermin fixiert ist, sollten Sie die interne und externe Kommunikation anstoßen.
Die Mitarbeitenden und der Betriebsrat sollten so bald wie möglich über die Umzugspläne informiert werden. Dazu bietet sich eine Mitarbeiterversammlung an oder ein internes Memo.
Durch regelmäßige Updates können Sie Ihr Personal in die Pläne einbeziehen und die Vorteile des neuen Standorts hervorheben.
Bei einer Verlegung des Standorts in eine andere Region müssen Sie eventuell mit Kündigungen ortsgebundener Mitarbeiter rechnen. Bieten Sie finanzielle Unterstützung für den Ortswechsel an oder kümmern Sie sich frühzeitig um Nachfolger.
Informieren Sie als nächstes Ihre Kunden und Geschäftspartner und teilen Sie baldmöglichst die neue Adresse mit.
Denken Sie auch daran, regelmäßige Dienstleister (Energieversorger, Reinigungsfirmen, Provider), Behörden (Finanzamt, Gewerbeamt, Arbeitsamt) sowie Kammern (IHK, Gewerkschaft) und Berufsverbände zu informieren.
Passen Sie rechtzeitig Ihre Brancheneinträge in Print- und Onlinemedien an. Der Eintrag im Handelsregister muss geändert werden und Verträge, die mit dem alten Standort in Verbindung stehen, müssen gekündigt werden.
Beauftragen Sie Werbemittel, wie Briefpapier mit neuer Adresse, Stempel, Visitenkarten, neue Firmenschilder für das Gebäude.
Schritt 2: Transport mit einem Profi planen
Schon ein Privatumzug in Eigenregie stellt für viele eine Herausforderung dar. Ein Gewerbeumzug lässt sich dagegen in den allermeisten Fällen nur mit einem Spezialisten realisieren. Je nach Branche und Betrieb müssen Büroausstattung, Laden- oder Praxiseinrichtung, schwere Maschinen oder empfindliche Geräte bewegt werden. Ein solcher Umzug der Firma benötigt ein spezialisiertes und erfahrenes Logistikunternehmen mit entsprechender Manpower und Fuhrpark. Bedenken Sie auch, dass Ihre Mitarbeitenden bereits mit dem üblichen Tagesgeschäft ausgelastet sind und nicht auch noch Kisten ein- und auspacken können. Ein professionelles Umzugsunternehmen übernimmt den Packservice ebenso wie die De- und Remontage des Inventars für Sie. Daher sollten Sie rechtzeitig einige Monate vor dem geplanten Umzugstermin:
… eine Spedition suchen und beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist. In der Regel stimmen Sie einen Umzugsvertrag mit pauschalen Beträgen ab, damit die Umzug Firma-Kosten überschaubar bleiben.
… Halteverbotszonen für den Umzugstermin beantragen, sofern dies nicht zum Service des Umzugsunternehmens gehört.
… Umzugskartons besorgen oder das Logistikunternehmen entsprechend beauftragen.
… ggf. zusätzliche Transportversicherung abschließen, die Schäden am Umzugsgut ausgleicht. Zusatzversicherung werden häufig von der Umzugsspedition angeboten.
… falls erforderlich Renovierungsmaßnahmen für den alten und neuen Firmensitz planen und damit steuerlich absetzbar über Handwerksbetriebe beauftragen.
… ggf. neue Büromöbel und Ausstattung für den neuen Standort bestellen. Das beauftragte Logistikunternehmen kann sich sofern nötig um die Anlieferung und ggf. Zwischenlagerung kümmern.
Schritt 3: Die heiße Phase beginnt 2 Wochen vor dem Umzug
In den letzten zwei Wochen vor dem Umzug ist noch viel zu organisieren und zu überprüfen, damit am Umzugstermin alles reibungslos klappt. Dazu gehören Terminbestätigungen und Erinnerungen von/an:
Umzugsspedition, ggf. Ablaufkorrekturen besprechen
Handwerker für Renovierungsarbeiten
Externe Dienstleister wie IT- oder EDV-Spezialisten
Mitarbeitende erinnern
Darüber hinaus sollten Sie folgende Punkte organisieren:
Reinigung der neuen und alten Räume inklusive Treppenhäuser und Zuwege vor und nach dem Umzug.
Heiz- und Nebenkostenabrechnung klären und Zählerstände ablesen/übermitteln.
Übergabetermine wahrnehmen und Protokolle mit Fotos erstellen.
Falls vorgesehen, Umzugscatering bestellen.
Schritt 4: Der Umzugstag – jetzt muss alles passen
Altes und neues Gebäude für das Umzugsunternehmen zugänglich machen.
Ein- und Ausräumen beaufsichtigen und als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen.
Bestelltes Umzugscatering in Empfang nehmen und bereitstellen.
Alten Standort kontrollieren, ob nichts vergessen wurde.
Neue Räume überprüfen, ob alles am vereinbarten Platz steht.
Schäden an Einrichtung sowie Treppenhäuser/Zuwege dokumentieren.
Schritt 5: Nach dem Umzug
Sobald der Umzug abgeschlossen ist, sollte mit dem Aufbauen und Auspacken begonnen und die Arbeitsgeräte angeschlossen werden, damit Sie den Geschäftsbetrieb am neuen Standort so schnell wie möglich wieder aufnehmen können. Nutzen Sie auch verschiedene Möglichkeiten, um die Kosten des Umzugs aufzufangen, wie zum Beispiel:
Neueröffnungsfeier für Mitarbeitende und Kunden veranstalten.
Aktionen zur Wiederöffnung mit Sonderpreisen für Kunden starten.
Umzugskosten in der Steuererklärung angeben.
Wir sind beim Firmenumzug der professionelle Partner an Ihrer Seite!
Eine gute Planung ist bei einem Gewerbeumzug das A und O. Sie haben Ahnung von Geschäftsführung und wir von Logistik. Lassen Sie sich also von den Profis der Arndt Umzug & Logistik GmbH aus Arnsberg vor, beim und nach dem Umzug nach Kräften unterstützen. Wir demontieren, transportieren, packen ein und aus und montieren wieder, während Sie sich um Ihr Geschäft kümmern. Selbstverständlich erhalten Sie als Gewerbekunde von uns ein maßgeschneidertes Angebot ohne versteckte Kosten.
