Den Umzug in neue Büroräume erfolgreich durchführen

In den meisten Fällen ist das Büro die Schaltzentrale eines Unternehmens und damit eine der wichtigsten Abteilungen. Hier laufen alle Gewerke von Produktion oder Dienstleistung zusammen. Ein reibungsloser Ablauf ist daher von großer Bedeutung. Wenn sich das Unternehmen vergrößert oder effektiver wirtschaften kann, steht nicht selten ein Standortwechsel und damit auch ein Büroumzug an. Oberstes Ziel dabei ist, die Unterbrechung möglichst kurz zu gestalten, damit die Arbeit im neuen Büro so schnell wie möglich wieder aufgenommen werden kann. Unser Ratgeberbeitrag liefert Ihnen Tipps, wie Sie den Umzug Ihres Büros effektiv und ohne lange Ausfallzeiten durchführen können. Nutzen Sie auch die Checkliste Büroumzug zur Information.

Ein Büroumzug erfordert insbesondere eine sorgfältige Terminplanung. Ziel dabei sollte es sein, dass die Mitarbeitenden bis zuletzt am alten Standort arbeiten und nach dem Umzug gleich wieder im neu bezogenen Büro starten können. Um dies zu gewährleisten, müssen die unterschiedlichen Prozesse ineinandergreifen. Ideal ist es, wenn für den neuen Standort neue Büromöbel angeschafft werden, die dann mit Zeit installiert werden, während der Betrieb ganz normal weiterläuft. In diesem Fall müssen nur noch die Computersysteme und die Mitarbeitenden umziehen.

Sollen die alten Möbel weiter genutzt werden, besteht die Herausforderung darin, sie zum idealen Zeitpunkt abzubauen und direkt wieder zu montieren. Hierzu bietet sich ein Wochenende an, wenn das Büro ohnehin nicht besetzt ist. Logistiker, die auf Büroumzüge spezialisiert sind, bieten dies meist als Option an.

Je nach Größe des Unternehmens ist es kaum möglich, einen Büroumzug ohne professionelle Unterstützung zu bewältigen. Die Profis können den Zeit- und Organisationsaufwand in aller Regel besser einschätzen als das Büropersonal oder unausgebildete Helfer. Zudem ist die Versicherungsleistung im Schadenfall nicht zu unterschätzen, gerade wenn es sich um den Transport wichtiger elektronischer Komponenten handelt. Bei einem Logistikunternehmen ist der Transport der Büroeinrichtung bis zu einer Obergrenze von 620 Euro pro Kubikmeter versichert. Zudem können über die Logistiker zusätzliche Transportversicherungen abgeschlossen werden.

Um die Ausfallzeiten der Mitarbeitenden möglichst gering zu halten, sollten sich die Bürokräfte nicht mit dem Zusammenpacken von Akten oder anderen Unterlagen aufhalten. Auch diesen Service können Sie den Profis vom Umzugsunternehmen überlassen, die im diskreten und sorgfältigen Umgang mit sensiblen Papieren geschult sind.

Am neuen Standort übernehmen die Umzugsexperten ebenfalls das Auspacken der Umzugskartons, sodass Ihr Personal keine wertvolle Arbeitszeit mit dem Einräumen von Aktenschränken vergeuden muss. Es ist ausreichend, wenn eine erfahrende Bürokraft das Auspacken und Einsortieren koordiniert.

Wenn Sie vorhaben, mit Ihrem Büro umzuziehen, sollten Sie Ihr Personal frühzeitig in die Planung einbeziehen. So schaffen Sie Vertrauen und Vorfreude. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der Standort in eine andere Stadt oder sogar in ein anderes Bundesland verlegt werden soll. Denn die Mitarbeitenden müssen unter Umständen einen längeren Arbeitsweg in Kauf nehmen oder selbst umziehen, wenn sie dazu bereit sind.

Um einen Büroumzug auch für die Mitarbeitenden so stressfrei wie möglich zu halten, müssen Sie eventuell eine Mitarbeiterversammlung halten oder Personalgespräche führen, welche die Vorteile des neuen Standorts aufzeigen. Bei weiteren Entfernungen können Sie auch Vergünstigungen wie einen Dienstwagen oder eine Beteiligung an den Umzugskosten in Aussicht stellen.

Ihre Kundschaft dürfen Sie auch nicht vergessen. Sofern Sie ein Büro mit Publikumsverkehr betreiben, sollten Sie Ihre Kunden baldmöglichst über den Standortwechsel informieren. Dazu eignen sich Flyer, Poster, Anzeigen in Wochenblättern, Hinweise auf Rechnungen, Newsletter und Webseite oder Eröffnungsangebote. Das gilt ebenso für Geschäftspartner oder Zulieferer.

Denken Sie zudem daran, rechtzeitig neue Briefbögen und Visitenkarten drucken zu lassen, wenn sich Ihre Büroadresse darauf befindet. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, auf den neuen Standort hinzuweisen. Damit das Budget überschaubar bleibt, sollten Sie die Büroumzugs-Kosten berechnen. Hierbei hilft Ihnen der Kostenvoranschlag des Umzugsunternehmens.

Darüber hinaus ist es wichtig, Behörden, Kammern oder Verbände über den Büroumzug in Kenntnis zu setzen. Hier ist die Übersicht der wichtigsten Institutionen:

• Gewerbeamt und Handelsregisterbehörde
• Finanzamt
• Industrie- und Handelskammer
• Berufsgenossenschaft
• Agentur für Arbeit
• Sozialversicherungsträger
• Rundfunkbeitragsservice
• Kraftfahrtbundesamt
• Banken und Versicherungen
• Steuerberater und Rechtsanwalt

Der Termin für den Büroumzug sollte besonders sorgfältig gewählt werden, damit der laufende Betrieb so wenig wie möglich unterbrochen wird. Je nach den üblichen Bürostunden bietet sich hierfür das Wochenende inklusive des Freitags an. Eine Alternative sind erfahrungsgemäß ruhige Arbeitstage oder klassische Urlaubszeiten. Ideal sind auch die ohnehin geplanten Betriebsferien. Unter Umständen ist es auch möglich, den Büroumzug auf zwei Termine aufzuteilen, sodass eine Notbesetzung den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten kann.

Damit der Umzug des Büros so reibungslos wie möglich erfolgen kann, ist eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten hilfreich, die wir hier für Sie zusammengestellt haben:

Welche Vorteile bringen Umzugsunternehmen bei einem Büroumzug?

Professionelle Umzugsunternehmen können Sie maximal beim Umzug Ihres Büros unterstützen. Möbelspeditionen können den Aufwand und die Kosten realistisch einschätzen. Sie übernehmen einen großen Teil der Planung und den sicheren Transport Ihrer Geräte und Büromöbel. Auf Wunsch demontieren die Profis auch das Inventar und packen die Akten ein. Das Auspacken und die Montage gehören oft auch zum Service. Dadurch wird die Arbeitsleistung Ihres Personals nicht gebunden.

Wie finde ich ein erfahrenes Umzugsunternehmen für meinen Büroumzug?

Sie können im Internet die verschiedenen Angebote und Preise vergleichen. Setzen Sie auf eine zertifizierte Umzugsspedition, die Mitglied in einem Fachverband ist. Die Arndt Umzug & Logistik GmbH aus Arnsberg ist vom Bundesverband Möbelspedition und Logistiker (AMÖ) als anerkannter AMÖ-Fachbetrieb zertifiziert. Wir übernehmen vom Sauerland aus Nah- und Fernumzüge NRW-weit, in alle Bundesländer sowie Europa und weltweit.

Wer haftet für Transportschäden an Geräten und Möbeln beim Büroumzug?

Bei Schäden, die durch die Spedition verursacht werden, haftet diese bis zu einer gesetzlich vorgegeben Grundhaftung von 620 Euro pro Kubikmeter. Ausgenommen sind meist unabwendbare Ereignisse. Zusätzlich kann eine Transportversicherung abgeschlossen werden, die auch bei einem Verkehrsunfall, Schäden durch Nässe, Feuer oder Einbruch-Diebstahl beim Transportfahrzeug entstehen können.

Überlassen Sie Ihren erfolgreichen Büroumzug nicht dem Zufall und riskieren Sie keinen unnötigen Verdienstausfall. Als AMÖ-zertifizierte Spedition übernimmt die Arndt Umzug & Logistik GmbH aus Arnsberg die Verlegung Ihres Büros mit Sorgfalt und Zuverlässigkeit. Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung und unser Logistik-Fachwissen. Wir übernehmen ebenfalls die De-/Remontage Ihrer Büromöbel und verpacken Ihre Akten und Geschäftspapiere diskret und sicher. Gerne besuchen wir Sie in Ihrem Büro und erstellen einen individuellen Kostenvoranschlag. Vereinbaren Sie gleich einen Beratungstermin mit unseren Profis.